Como organizar seus arquivos

Muitas pessoas tem muito conhecimento, muita informação ou conhecem muitas pessoas. Mas isto só tem valor se tiver uma boa organização para quando se precisar destas informações elas sejam encontradas com facilidade.
De que adianta “achar” que sua máquina de lavar, que acabou de quebrar, está ainda na garantia, se você não acha a nota fiscal ou a garantia?
Poder recuperar uma informação importante ou encontrar um papel ou documento que precisamos em no máximo 10 segundos tem um valor enorme nos dias de hoje, e vai passar a ter cada vez mais. Por isso, anote algumas dicas de como se organizar e organizar seus arquivos.

Este sistema de 7 passos pode ajuda-lo a fazer e manter um sistema de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

  1. Separe suas informações nas categorias mais amplas possíveis. Por exemplo, como no supermercado: eles têm as áreas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A – H, Contatos de I – P, Contatos Q – Z, contas, documentos, seguros, bancos etc.
  2. Faça um arquivo para cada uma destas categorias. Ou você pode adotar uma gaveta ou repartição de gaveta para cada assunto.
  3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas. Por exemplo, para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).
  4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá o que deve ser mantido e o que deve ser descartado.
  5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual guardar, escolha um delas e coloque uma anotação dentro da outra pasta em que ele se encaixaria. Por exemplo, seguro de carro, não deixa de ser uma conta, mas você pode guardar em seguros. Anote então na pasta Contas que os seguros estão na pasta Seguros.
  6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem muito cheias. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa difícil e você pode não cumpri-lá.
  7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivamento, guarde diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem de novo e vai acabar deixando a bagunça voltar.

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Por: Arteblog - RafaelEm: maio 27, 2011 | Em Dicas diversas  | Tags: ,